エントリーシートメール例文|4シーン別テンプレ&送付マナー

最終更新日:2026年8月20日

「エントリーシート メール 例文」——このキーワードで検索する人は、ES送付メールの書き方に不安を抱えているケースが多い。ビジネスメールを初めて書く就活生にとって、件名・宛名・本文・署名の全てが未知の領域である。加えて「添付漏れ」「宛先ミス」「他社名の残存」といったメール特有のミスで減点されないためには、事前のテンプレ理解が必須となる。

ES送付メールは一見シンプルに見えるが、送付シーンによって書き方が変わる。「通常送付」「パスワード付き送付」「追加書類同時送付」「ミス発覚後の謝罪+再送」など、状況に応じたテンプレを事前に把握しておくと、慌てずに対応できる。ビジネスメール未経験の学生ほど、複数パターンのテンプレを手元に用意しておきたい。

この記事では、送付前準備3ステップ・5パーツ完全解説・シーン別テンプレ4パターン・PDFパスワード設定・落ちる4パターン・添付漏れリカバリー方法を、累計6,000件超の作成・添削実績から得た知見をもとに整理する。提出方法全般についてはエントリーシート提出方法|4種比較+選び方&マナー完全版もあわせて参照してほしい。

「エントリーシートメール例文」の全体像

結論:ES送付メールは「準備→本文作成→添付→送信」の順序で進める。特に「本文前にファイルを添付する」という順序が添付漏れ防止の最大のポイントである。順序の徹底がミス防止の第一歩である。

ES送付メールの基本要素

• 件名:用件+大学名+氏名の3要素を含める
• 宛名:企業名+部署名+担当者名を正式名称で
• 本文:挨拶→自己紹介→送付内容→結び
• 署名:氏名+大学名+連絡先を区切って明記
• 添付ファイル:PDF形式・ファイル名は自分の情報を含む

送信の順序(添付漏れ防止)

• 1. メール新規作成画面を開く
• 2. まず添付ファイルを付ける(最重要)
• 3. 件名を入力
• 4. 宛先(To)にアドレスを入力(コピペ推奨)
• 5. 本文を作成
• 6. 全体を見直して送信

この順序を守るだけで、添付漏れの大半は防げる。本文を書き終えてから慌てて添付するのが最も危険なパターンである。

メール送付前の準備3ステップ

結論:メール送付前に「PDF化→ファイル名変更→ファイル容量確認」の3ステップを完了させる。ここで手を抜くと、送信後のトラブルにつながる。事前準備が結果を分ける。

ステップ1:PDF形式に変換

WordやExcelで作成したESは、原則としてPDFに変換する。PDFのメリットは①レイアウトが崩れない②第三者に編集されない③ファイルサイズが小さくなる、の3点である。Wordの「名前を付けて保存」でPDF形式を選択するだけで簡単に変換できる。企業からWord/Excel形式の指定がある場合はそちらに従いたい。

ステップ2:ファイル名を変更

• 基本形式:「エントリーシート_◯◯大学_山田太郎.pdf」
• 企業指定があればそれに従う
• 日付を入れる場合:「20260820_ES_山田太郎.pdf」
• 「エントリーシート.pdf」だけでは誰のものか分からない

採用担当者は多くのファイルを管理する。誰のファイルか一目で分かる名前が実務的に喜ばれる。細かい配慮だが印象に影響する。

ステップ3:ファイル容量を確認

• 5MB以内が無難(2MB以下ならさらに理想)
• 写真データが大きい場合は圧縮を検討
• PDFの圧縮はオンラインツール(smallpdf等)で可能
• 大容量ファイルは送信エラーの原因となる

メールの5パーツ完全解説(件名/宛名/本文/結び/署名)

結論:ES送付メールは5つのパーツで構成される。各パーツにビジネスマナー上の型があり、それを守ることが最低限のマナーである。型を守れば大きな失敗は避けられる。

パーツ1:件名

• 基本形式:「エントリーシート送付(◯◯大学 山田太郎)」
• 用件・大学名・氏名の3要素を含める
• 【】を使って強調するのも有効
• 採用担当者は毎日多数のメールを受信する
• 件名だけで内容と送信者が分かるように

パーツ2:宛名

• 企業名は正式名称(「(株)」等の略称はNG)
• 部署名+役職+担当者名を明記
• 会社・部署宛は「御中」、個人宛は「様」
• 担当者名が不明の場合は「採用ご担当者様」

パーツ3:本文

• 冒頭挨拶:「お世話になっております」
• 自己紹介:「◯◯大学◯◯学部の山田太郎と申します」
• 送付内容:「エントリーシートを添付にてお送りいたします」
• 簡潔さが最優先(長文NG)

パーツ4:結びの挨拶

• 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
• 「お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」
• 相手への配慮を示す一文で締める

パーツ5:署名

• 「-」や「=」の記号で本文と区切る
• 氏名(ふりがな)
• 大学名+学部+学科+学年
• 電話番号(携帯番号推奨)
• メールアドレス(就活用アドレス推奨)

シーン別テンプレ1|通常のES送付メール

結論:通常のES送付メールは、5パーツを組み合わせたシンプルな構成で書く。過度な装飾や長文は避け、簡潔で丁寧な文面が理想である。基本パターンを完璧に押さえたい。

テンプレ本文

件名:エントリーシート送付(◯◯大学 山田太郎)

株式会社△△△△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年の山田太郎と申します。

この度は貴社の新卒採用にエントリーさせていただき、誠にありがとうございます。
エントリーシートを添付にてお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 3年
電話:090-XXXX-XXXX
メール:tarou.yamada@XXX.ac.jp
――――――――――――――――

シーン別テンプレ2|パスワード付きES送付メール(2通)

結論:パスワード付きの場合、ES本体を添付したメールとパスワードのみを記載したメールの2通を続けて送る。時間を空けずに連続で送信することで、相手が管理しやすくなる。2通セットでの送付が原則である。

1通目:ES本体送付メール

件名:エントリーシート送付(◯◯大学 山田太郎)

株式会社△△△△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

エントリーシートを添付にてお送りいたします。
個人情報保護のため、添付ファイルにパスワードを設定しております。
パスワードは別途メールにてお送りしますので、恐れ入りますがご確認をお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

2通目:パスワード送付メール

件名:【パスワードのご連絡】エントリーシート送付(◯◯大学 山田太郎)

株式会社△△△△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

先ほどお送りしたエントリーシートのパスワードをお知らせいたします。

パスワード:XXXXXXXX

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

シーン別テンプレ3|追加書類同時送付メール

結論:ESと同時に履歴書・成績証明書などを送付する場合、本文で送付書類の内訳を明記する。何を添付したかが本文で分かることで、相手側の管理が楽になる。複数ファイル時は内訳明記が必須である。

テンプレ本文

件名:応募書類送付(◯◯大学 山田太郎)

株式会社△△△△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

この度は貴社の新卒採用にエントリーさせていただき、誠にありがとうございます。
下記の応募書類を添付にてお送りいたします。

【添付書類】
1. エントリーシート(PDF形式)
2. 履歴書(PDF形式)
3. 成績証明書(PDF形式)

ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

(署名)

シーン別テンプレ4|添付漏れ・ミス謝罪+再送メール

結論:添付漏れや宛先ミスに気付いたら、即座に謝罪+再送メールを送る。放置は最悪の選択で、迅速で誠実な対応が印象を挽回する唯一の方法である。スピードと誠実さが結果を分ける。

テンプレ本文

件名:【再送】エントリーシート送付(◯◯大学 山田太郎)

株式会社△△△△
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

先ほど送付いたしましたメールにおいて、エントリーシートを添付し忘れておりました。
大変申し訳ございません。

改めてエントリーシートを添付にてお送りいたします。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

(署名)

対応のポイント

• 気付いたら1時間以内、遅くとも当日中に再送
• 件名に【再送】を明記
• 言い訳せず、シンプルに謝罪する
• 誠実な対応で挽回可能なケースもある

PDFパスワード設定の実務手順

結論:PDFパスワード設定は、Word/Adobe Acrobat/オンラインツールの3つの方法で可能である。基本操作を覚えれば数分で完了する。企業指定があれば必ず対応したい。

方法1:Wordから直接PDF出力時に設定

• Wordで「名前を付けて保存」を選択
• ファイル形式で「PDF」を選ぶ
• 「オプション」→「ドキュメントをパスワードで暗号化」にチェック
• パスワードを入力して保存

方法2:Adobe Acrobatで設定

• Adobe Acrobatで既存PDFを開く
• 「保護」→「パスワードで保護」を選択
• パスワードを入力して保存
• 有料ソフトのため、無料版のReaderでは不可

方法3:オンラインツールで設定

• smallpdf、iLovePDF等の無料オンラインツールを利用
• PDFをアップロード→パスワード設定→ダウンロード
• 個人情報を含むファイルのアップロードは慎重に
• 信頼できるサイトのみを使用

パスワードの設定基準

• 英数字を組み合わせた8〜12文字が推奨
• 誕生日や電話番号など推測されやすいものは避ける
• 設定したパスワードは必ず自分でも保管
• パスワード送付メールでの明記形式:「XXXXXXXX」

添削者視点|ESメール送付で落ちる4パターン

結論:累計6,000件超の作成・添削実績から、ESメール送付で落ちるパターンは4つに集約される。いずれも書類の内容ではなく、メール送付の運用ミスである。添削者の目線から率直に整理する。

パターン1:添付ファイルの付け忘れ

本文を書き終えてから添付するつもりが、そのまま送信してしまうケース。本文前にファイル添付を習慣化することで防げる。気付いた瞬間に再送メールを送る対応が必須である。

パターン2:宛名の企業名間違い・敬称間違い

複数企業への送付時、宛名を修正し忘れて別の企業名で送るケース。「(株)」の略称使用や「御中」「様」の使い分けミスも多い。送信前の宛名再チェックが必須である。

パターン3:件名が「無題」または不明瞭

件名を書き忘れて「無題」で送信、または「エントリーシート」だけの一言件名。採用担当者が誰からのメールか判別できず、埋もれてしまう。「用件+大学名+氏名」の3要素を必ず含めたい。

パターン4:非常識な時間帯の送信

深夜2時・早朝5時などの非常識な時間帯にメール送信するケース。「生活習慣が整っていない」印象を与える。9時〜18時の営業時間内が理想で、送信予約機能を活用したい。

選択肢の1つとしてのレポートビズ|参考資料としての活用

結論:メール送付のマナーは自分で身につけるのが原則である。ただしメール本文中のES本体の内容作成で迷った時、プロが作成した参考文を「見本」として活用することも有効な選択肢となる。まずは自分で書くことが最優先である。

レポートビズのES作成・添削サービスは、業界内で「代行」と呼ばれることが多いが、当社では「参考資料としての活用」という位置づけを推奨している。メールに添付するES本体の内容(自己PR/志望動機/ガクチカ等)の参考文から、構成・表現の型を学べる。累計6,000件超の作成・添削実績、納期遵守率100%、公式LINE1,700名超の信頼性の中で、書き方面での参考材料としての活用が可能である。

ただし、参考文をそのまま提出することは推奨しない。参考文は「型を学ぶ教材」として活用するのが正しい使い方である。

「エントリーシートメール例文」に関するよくある質問(FAQ)

「エントリーシートメール例文」について、当社に寄せられる代表的な質問をまとめた。メール送付で迷う人が抱きやすい疑問を整理している。

Q1. メールの送信時間帯は何時頃が良いですか?

企業の営業時間内(9〜18時頃)が理想である。深夜早朝の送信は生活習慣を疑われるリスクがある。夜遅くに書き上げた場合は、送信予約機能を活用して翌朝送信するのが実務的である。

Q2. 大学のメールアドレスと個人のメール、どちらを使うべき?

大学のメールアドレスまたは就活用のフリーメールを使う。プライベートで使う「niku_daisuki@」等のふざけたアドレスはNGである。Gmail等で「氏名+姓」の就活専用アドレスを作るのが実務的である。

Q3. パスワードを付けないと失礼ですか?

企業指定がなければ付けなくてもよい。近年はセキュリティ観点でパスワード付きメール(PPAP)を廃止する企業も増えている。企業から「パスワード付きで」と明確な指定があった場合のみ設定する対応が実務的である。

Q4. 添付ファイル形式はWord/PDFのどちらが良い?

企業指定がなければPDFを推奨する。PDFはレイアウト崩れがなく第三者から編集されない。Wordで提出する場合、コメント・変更履歴は削除してから送付したい。

Q5. 企業から受領確認メールが来たら返信すべき?

簡潔な返信を推奨する。「ご確認いただきありがとうございます」の一言で十分である。返信することで、丁寧な対応ができる学生という印象を与えられる。

Q6. 送信ボタンを押した後にミスに気付いたら?

即座に謝罪+再送メールを送る。放置は最悪の選択である。「先ほど送付したメールに◯◯の誤りがありました」と丁寧に謝罪し、修正版を再送する。誠実な対応で挽回できるケースもある。

Q7. 複数企業に同時送付は可能ですか?

絶対NG。BCC/CC送信も含めて、1社ずつ個別に送信するのが原則である。宛名・志望動機の使い回しミスの原因にもなる。手間でも1社ずつ丁寧に送りたい。

まとめ|「添付先→件名→本文」の順序で確実に送る

「エントリーシートメール例文」の実務的な答えは、「シーン別テンプレを事前に用意し、添付先→件名→本文の順序で作成する」ことに尽きる。ミスの大半は運用手順の徹底で防げる。

累計6,000件超の作成・添削実績から見えたESメール送付で落ちる4パターンは、添付漏れ・宛名間違い・件名不備・非常識な送信時間である。いずれも書類の内容以前の問題であり、事前準備で防げる。

• 送付前準備はPDF化・ファイル名変更・容量確認の3ステップ
• メール5パーツ(件名/宛名/本文/結び/署名)の型を守る
• 件名は「用件+大学名+氏名」の3要素
• 本文前にファイルを添付する順序を徹底
• シーン別テンプレを4パターン用意
• PDFパスワード設定は3つの方法で可能
• 送信時間は営業時間内(9〜18時)が理想
• ミスに気付いたら即座に謝罪+再送

提出方法の全体像についてはエントリーシート提出方法|4種比較+選び方&マナー完全版、Web提出についてはエントリーシートweb提出|2形式別の書き方&落ちない対策、手書きについてはエントリーシート手書き|6ステップ完全マニュアル&落とし穴もあわせて参照してほしい。

メール本文中のES本体の内容作成に不安があれば、大学のキャリアセンター・就活支援サービス、あるいはレポートビズのES作成・添削サービスのような法人型サービスを「参考資料として」活用することも選択肢の1つとなる。メールマナーを守り、中身は自分の言葉で作る——この基本が結果を分ける。